Fast könnte man meinen, dass die Zeiterfassung eine Erfindung der Neuzeit ist – dabei gibt es die Methode bereits seit dem 18. Jahrhundert. Sie wurde damals erfunden, um nachlässige Beamte in verschiedenen Arbeitsbereichen zu kontrollieren. Seither hat die Zeiterfassung verschiedene Weiterentwicklungen erfahren. Von akribischen Aufzeichnungen bis über Stempelkarten wurde immer der Arbeitsbeginn und das Arbeitsende aufgezeichnet. Doch warum ist die Zeiterfassung auch noch heute wichtig und wem bringt sie wirklichen Nutzen?
Zunächst stand eine spezielle Uhr im Fokus. In ihrem Inneren befand sich ein Fach, das in unterschiedliche Behälter unterteilt war. Dieses bewegte sich mit der Zeit. Beamte warfen für die jeweilige Zeiterfassung zunächst eine Münze zum Arbeitsbeginn in das äußere Gehäuse ein. Kam der Mitarbeiter später als vorgesehen zur Arbeit, konnte dies anhand der Münzposition im Gehäuse erkannt und nachgewiesen werden.
Erfinder der ersten mobilen Zeiterfassungsmaschine war der Polizeidirektor Anton Baumgartner. Er war alles andere als mit der Arbeitsmoral seiner Kollegen zufrieden, die eher nachlässig mit den Arbeitszeiten umgingen. So kam ihm die Idee, eine Wächterkontrolluhr zu erfinden, die stationär genutzt werden konnte. Später kam auch eine mobile Zeiterfassungsuhr hinzu. Diese wurde von Johannes Bürk entwickelt, der sich mehr Individualität für die Zeiterfassung wünschte. Somit war es nicht nur möglich, Polizisten mit dem sogenannten „Billeteur“ zu kontrollieren, sondern auch andere Arbeitsgruppen.
Denn mit dem Fortschritt der Industrialisierung, die sich im 19. Jahrhundert auftat, rückte auch immer mehr die Zuverlässigkeit der Arbeitnehmer in den Fokus. Diese konnten nun ihren Arbeitsbeginn mit einer Stempelkarte nachweisen. Erweitert wurde diese Methode schließlich mit einem im Jahr 1910 entstandenen Kartenapparat. Dieser „International Workman´s Time Recorder“ stellte den Durchbruch auf dem Arbeitsmarkt dar und konnte in nahezu jedem Unternehmen Verwendung finden.
Im Laufe der Zeit wich das Münzgerät, doch die Idee der Zeiterfassung nahm immer neuere Züge an. Fortan konnten Arbeitgeber mit Kontrollapparaten den Arbeitsbeginn und die Aufenthaltsdauer ihrer Arbeiter genau kontrollieren. Dazu gelang es der Maschine mehrere Zeitstempel auf eine spezielle Karte zu drucken. Diese Geräte waren den Stechuhren sehr ähnlich, die in den 30er Jahren in zahlreichen Großbetrieben Gang und Gäbe waren.
Diese Maschine stach fortan Löcher in Papier, die sich maschinell auslesen ließen. Lange Zeit galt diese Zeiterfassung als das Nonplusultra. Doch irgendwann kam auch dieses Zeiterfassungskontrollsystem nicht mehr zum Zuge.
Heute stellen Unternehmen keine Wächterkontrolluhren, Stechuhren oder Stempelkarten mehr zur Verfügung oder in Fabriken auf. Mittlerweile kommen digitale Terminals oder Apps zum Einsatz, die für die Arbeitszeiterfassung unerlässlich sind. Mit diesen Maßnahmen lassen sich sogar noch viele weitere Arbeitsbereiche abdecken. Neben der Eingabe von Arbeitszeiten ist es ebenso möglich, die Urlaubsplanung oder die Lohnbuchhaltung nachzuvollziehen.
Dafür sind verschiedene Tools nutzbar, die sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer sinnvoll sind. Im Wesentlich steht nicht mehr nur die Kontrolle der Arbeitszeitenerfassung von Arbeitnehmern im Raum. Alle Mitarbeiter können von flexiblen Arbeitszeitkonten sowie den im Arbeitszeitgesetz verankerten Richtlinien profitieren.
Ein Arbeitgeber setzt die Zeiterfassung für eine bessere Einsatzplanung seiner Arbeitnehmer sowie zur Vereinfachung der Lohnbuchabrechnung ein. Somit kann er von einer gewissen Transparenz profitieren und erhält auch Sicherheit. Dank der Zeiterfassung kann sich jeder Arbeitgeber schließlich rechtlich schützen und auch Arbeits- sowie Pausenzeiten nachweisen. Dabei kann es jedoch schon mal vorkommen, dass mehr die Zeit, als die Produktivität im Mittelpunkt steht.
Trotzdem schätzen auch Arbeitnehmer dieses System und können Arbeitsstunden genauer nachvollziehen und ihre Planung im Alltag erleichtern. Gleichzeitig ist auch ihnen klar, dass Zeit vor Leistung geht. Mitarbeiter müssen die im Vertrag festgesetzten Zeiten abarbeiten. Das kann dazu führen, dass Arbeitnehmer weniger zielorientiert, sondern zeitlich festgesteckt arbeiten.