Der digitale Wandel ist in keinem Unternehmen mehr aufzuhalten und wer sich vor dem Thema verschließt, könnte schon bald den Anschluss an die Konkurrenz verlieren. Doch den digitalen Wandel sicher und effizient in den Arbeitsalltag zu integrieren, ist eine zusätzliche Herausforderung. Nicht nur die technischen Anforderungen sind hoch, auch die menschliche Komponente muss unbedingt berücksichtigt werden.
Papier im Büro ist dank der Digitalisierung eigentlich schon seit vielen Jahren nicht mehr notwendig. Bei der Umstellung hängen viele Unternehmen aber dennoch etwas hinterher. Alte Gewohnheiten lassen sich bekanntlich nur schwer abstellen und viele Mitarbeiter sind skeptisch, wenn sie plötzlich nur noch mit digitalen Dokumenten arbeiten sollen. Dabei lassen sich Verträge einfach mit digitaler Signatur unterschreiben und dank geteilter Dokumente können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an einer Datei arbeiten. All das fördert am Ende den Workflow und trägt dazu bei, dass mehr Zeit für wichtigere Dinge bleibt. Gerade in der Buchhaltung beispielsweise nimmt das Sortieren und Suchen von Dokumenten viel Zeit in Anspruch. Hier kann mit der Umstellung auf das papierlose Büro nicht nur Zeit, sondern auch noch Nerven gespart werden.
Alles, was neu ist, wird per se oft einmal gerne als schlecht eingestuft. Nur wenige Mitarbeiter verlassen gerne ihre Routinen – selbst dann nicht, wenn sie sich mithilfe digitaler Tools eigentlich die Arbeit leichter machen können. Daher ist es entscheidend, alle involvierten Personen schon vorab in die Pläne einzuweihen und eine Begeisterung zu schaffen. Oft gehen mit der Digitalisierung einige Unsicherheiten einher. Vor allem ältere Mitarbeiter könnten unter Umständen das Gefühl haben, von effizienten Tools ersetzt zu werden und dadurch ihren Job zu verlieren. Dass das in den meisten Fällen aber gar nicht die Intention des Unternehmens wird, muss klar kommuniziert werden. Am Ende ist die Begeisterung der Mitarbeiter nämlich einer der Schlüsselfaktoren dafür, wie erfolgreich die Digitalisierungswelle im Unternehmen anläuft.
Eine Digitalisierungsoffensive im Unternehmen geht in den meisten Fällen auch mit neuen Tools einher. Dabei sind aber nicht nur die Vorbehalte groß, selbst bei motivierten Mitarbeitern gibt es anfangs eine ganz natürliche Unsicherheit. Oft fehlt die Möglichkeit, die Tools in einem geschützten Rahmen zu testen. Stattdessen soll direkt damit gearbeitet werden, was die Unsicherheit nur noch fördert und gleichzeitig ein gewisses Fehlerpotenzial birgt. Hier zeigt sich gut, dass der digitale Wandel einfach etwas Zeit braucht. Bevor neue Tools in den Arbeitsalltag implementiert werden, sollten Unternehmen sie in einer Testumgebung zur Verfügung stellen. So haben Mitarbeiter die Chance, sich heranzutasten und die Unsicherheit zu verlieren. Hierbei kann auch ein interaktives Coaching mit einem Software-Experten helfen, wenn es sich um umfangreiche Tools handelt.
Mit der wachsenden Digitalisierung im Unternehmen ergeben sich aber nicht nur Chancen, sondern auch gewisse Risiken. Es ist wichtig, dass Unternehmen das Thema Cybersecurity nicht auf die leichte Schulter nehmen. Bei einem geglückten Hacker-Angriff entstehen oft Schäden in Millionenhöhe und gerade für kleinere Betriebe kann das dann unter Umständen auch den Ruin bedeuten. Proaktive Maßnahmen sind hier also entscheidend, um in weiterer Folge möglichst sicher arbeiten zu können. Dabei ist es unter Umständen sinnvoll, in die Cloud auszulagern und auf renommierte Anbieter zu setzen. Unternehmen wie Amazon oder Google stellen bereits die sichere Infrastruktur im Netz zur Verfügung und bieten ihren Service vergleichsweise auch noch kostengünstig an. Vor allem kleinere Betriebe können hiervon profitieren, da die Expertise für eigene Cybersicherheitslösungen viel Geld kostet und oft nicht von jetzt auf gleich zu stemmen ist.
Heutzutage gibt es nahezu für alle unternehmerischen Herausforderungen das passende Tool. Gerade diese Vielfalt kann am Ende aber auch dazu führen, dass zahlreiche Schnittstellen in den Arbeitsalltag integriert werden. Daraus resultiert, dass die Qualität bei der Datenverarbeitung sich verringert. Besser ist es daher, möglichst viele Themen über ein Tool abzuwickeln. Vor allem in Bereichen wie der Buchhaltung beispielsweise ist das sehr wichtig, damit am Ende nichts verlorengeht und alles seine Richtigkeit hat. Natürlich lassen sich Schnittstellen auf Dauer nicht vermeiden, weswegen regelmäßig die Datenqualität überprüft werden sollte. So lässt sich relativ schnell feststellen, ob und wo genau es ein Problem gibt.