Geschäftsreisen sind für viele Unternehmen essenziell. Immerhin sind Geschäftsabschlüsse, Prüfungen vor Ort und Neueinstellungen meist mit dem persönlichen Kontakt verknüpft. Im Idealfall wird die Geschäftsreise bis in jedes kleine Detail genau geplant, damit es unterwegs nicht zu Schwierigkeiten kommt. In diesem Artikel klären wir darüber auf, was Dienstreisende unbedingt beachten müssen, wenn Sie Ihre Geschäftsreise planen und durchführen. Außerdem zeigen wir, wie digitale Tools heute wertvolle Unterstützung dabei leisten können.
Nicht selten kommt es vor, dass Angestellte, Manager/innen oder Unternehmer/innen beruflich auf Reisen gehen müssen, um Ihren Aufgaben nachzugehen. Man spricht in diesem Fall von einer Geschäftsreise, bei deren Planung einige Dinge beachtet werden müssen.
Als Geschäftsreisen werden berufsbedingte Ortswechsel bezeichnet, bei denen die Arbeitsstätte oder auch die Wohnung der reisenden Person(en) nicht mehr für die anstehenden Aufgaben infrage kommen. Demnach ist es wichtig, dass eine bestimmte Entfernung zwischen den Arbeitsplätzen vorliegt, damit man es als Geschäftsreise bezeichnen kann.
Eine Travel Management Platform kann bei der Planung und Durchführung von Geschäftsreisen eine große Hilfe darstellen. Mehr dazu erläutern wir am Ende des Beitrages.
Die Bezeichnungen Geschäftsreise und Dienstreise werden zwar häufig synonym verwendet, bedeuten jedoch nicht exakt dasselbe. Während man von Geschäftsreisen vor allem im privatwirtschaftlichen Bereich spricht, ist im öffentlichen Dienst von Dienstreisen die Rede. Beim Steuerrecht wird wiederum keiner der beiden Begriffe verwendet. Dort heißt es “beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit”.
Ein wichtiger Teil der Geschäftsreise beginnt bereits mit der Vorbereitung. Dafür sollten ein paar Fragen im Vorfeld geklärt werden:
Zur Vorbereitung auf eine Geschäftsreise gehört in erster Linie das Einpacken der benötigten Utensilien. Dass man alles Wichtige im Reisekoffer verstaut und nichts vergisst, ist dabei sogar noch wichtiger, als bei einer privaten Reise. Deswegen kann es sinnvoll sein, sich im Vorfeld eine Packliste anzulegen und die Dinge darauf nach und nach abzuhaken.
Übersichtliche Packlisten für Geschäftsreisen umfassen bestenfalls mehrere Unterlisten: Kleidung und Schuhe, Hygieneartikel und weitere für Dokumente und Geräte. Bedenken sollte man dabei, dass nicht alle Dinge auf jeder Reise wirklich notwendig sind. Die Packlisten sollten deswegen vor jeder Dienstreise entsprechend angepasst werden. Diese Dinge werden typischerweise auf einer Geschäftsreise mitgeführt:
Jeder, der schon mal einen größeren Urlaub geplant hat, weiß: Es kann schwierig sein, an alles zu denken, was bei der Reise wichtig ist. Bei Geschäftsreisen spielt es eine untergeordnete Rolle, ob Sie diese für sich selbst oder eine/n Kollegen/Kollegin planen. Im Vorfeld müssen einige Dinge geklärt und abgearbeitet werden, die wir im Folgenden beleuchten.
Zunächst einmal ist es wichtig, dass man sich ausreichend mit dem Reiseziel befasst. Sofern dieses einen Ort in Deutschland darstellt, gibt es weniger zu beachten, als wenn es sich um eine Auslandsreise handelt. In letzterem Fall gibt es wiederum mehrere Aspekte im Vorfeld zu klären:
Ebenfalls wichtig ist die Klärung des Reisezwecks, welche auch die Beantwortung folgender Fragen einbezieht:
Während man auf Dienstreise ist, sollte geklärt werden, ob es eine Vertretung in der betreffenden Zeit braucht. Dafür entscheidend ist in erster Linie die Dauer der Geschäftsreise. Zu überlegen ist in diesem Zusammenhang, welche Kompetenzen eine eventuelle Vertretung mitbringen muss. Doch auch konkrete Aufgaben sollten auf andere Mitarbeiter/innen übertragen werden, damit das Tagesgeschäft während der Dienstreise problemlos weiterläuft.
Bestimmt gibt es darunter Aufgaben, die eine Weile ruhen können und erst dann wieder bearbeitet werden, wenn die Geschäftsreise vorbei ist. Vor der Abreise sollten unbedingt alle Einweisungen und wichtigen Gespräche mit den Vertretungen stattfinden. Im Notfall sollte man auch auf Geschäftsreise für diese erreichbar sein. So lassen sich wichtige Fragen und Entscheidungen auch noch während der Reise klären.
Reisekosten werden in der Regel pauschal angesetzt. Dennoch können diese von der Steuer abgesetzt werden. Es gelten die folgenden Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand:
Dabei ist zu beachten, dass immer nur die volle Dauer gilt. Das bedeutet, dass bei einer 15-stündigen Reise ausschließlich die 14,00 Euro für eine 8-Stunden-Reise zur Verfügung stehen und bei Reisen von 26 Stunden dementsprechend 28,00 Euro für 24 Stunden.
Um Unternehmen die Planung und Organisation von Geschäftsreisen zu erleichtern, gibt es mittlerweile spezielle Reisemanagement Tools, die extra für Unternehmen und deren Bedürfnisse entwickelt wurden. Daher haben sie eine Reihe an besonderen Business-Funktionen zu bieten. Diese dienen in erster Linie der Optimierung von Arbeitsprozessen und ermöglichen eine schnellere und effektivere Umsetzung von Dienstreisen.
Jeder erfolgreichen Reise geht eine noch bessere Planung voraus – das gilt vor allem für Geschäftsreisen. So ist bereits bei der Planung von Geschäftsreisen Fingerspitzengefühl gefragt: Wo soll der Auswärtsaufenthalt hingehen, wer sind meine Gesprächspartner/innen und wer vertritt mich und andere Reisende im Unternehmen?
Ebenso wichtig ist die Organisation des oder der Reisenden selbst, wobei eine oder mehrere Checklisten im Vorfeld helfen können. Reisemanagement-Tools unterstützen heute bei der Planung und Durchführung von Geschäftsreisen und bieten dabei tolle Features, mit denen alle damit in Verbindung stehenden Vorgänge leichter von der Hand gehen.